Cambiare gestionale spaventa perché sembra di dover ricominciare da zero. In realtà, con il metodo giusto, la migrazione si fa in poche ore per condominio e senza perdere nulla. Ecco cosa serve e come evitare i problemi tipici.
Cosa devi portare con te
Un buon passaggio di gestionale trasferisce quattro tipi di dati:
- Anagrafiche: condòmini, unità immobiliari e fornitori, con codici fiscali e recapiti.
- Tabelle millesimali: tutte le tabelle in uso, non solo quella di proprietà.
- Saldi contabili: il saldo di apertura di ogni condòmino e dei conti alla data di passaggio.
- Storico: rate, incassi, movimenti e documenti degli esercizi precedenti.
Il saldo di apertura è la parte delicata
L'errore più comune non è perdere le anagrafiche, che si esportano facilmente, ma sbagliare i saldi di apertura. Ogni condòmino deve entrare nel nuovo gestionale con la sua posizione esatta: crediti, debiti e morosità pregresse. Un saldo sbagliato si trascina in tutti i riparti successivi.
Scegli il momento giusto
Il momento ideale per migrare è la chiusura di un esercizio: importi i saldi di chiusura come saldi di apertura del nuovo sistema e riparti puliti dall'esercizio nuovo, senza spezzare un anno a metà.
La checklist di migrazione
Un passaggio ordinato segue sempre gli stessi passi:
- 1
Esporta dal vecchio software
Estrai anagrafiche, tabelle e saldi. La maggior parte dei gestionali esporta in CSV o XML; conserva anche i PDF dei rendiconti storici.
- 2
Verifica e pulisci i dati
Controlla codici fiscali, millesimi che sommano a 1.000 e saldi che quadrano. È il momento giusto per correggere errori che ti porti dietro da anni.
- 3
Importa nel nuovo gestionale
Carica i dati e riconcilia i saldi di apertura con l'ultimo rendiconto approvato: i numeri devono combaciare al centesimo.
- 4
Controlla il primo esercizio
Per il primo periodo confronta i riparti con l'atteso, così scopri subito eventuali disallineamenti prima che si propaghino.
Gli errori da evitare
- Migrare a metà esercizio senza un saldo di apertura affidabile.
- Importare solo la tabella di proprietà, dimenticando ascensore, scale e acqua.
- Perdere lo storico documentale: verbali, rendiconti, contratti.
- Non riconciliare i saldi con l'ultimo rendiconto approvato.
Come Nexia gestisce la migrazione
Nexia Home importa i dati dai principali gestionali (Gecosei, Domustudio) e da altri programmi tramite modelli Excel/CSV precompilati: esporti i dati dal vecchio software, li carichi nei modelli e Nexia Home li verifica prima di completare l'importazione. Non esiste un collegamento diretto al database del vecchio gestionale. Il team di onboarding affianca gratuitamente nel controllo dei saldi di apertura, e lo storico documentale si carica nell'archivio cloud, così non perdi nulla del passato mentre inizi pulito.
