Cambiare gestionale spaventa perché sembra di dover ricominciare da zero. In realtà, con il metodo giusto, la migrazione si fa in poche ore per condominio e senza perdere nulla. Ecco cosa serve e come evitare i problemi tipici.
Cosa devi portare con te
Un buon passaggio di gestionale trasferisce quattro tipi di dati:
- Anagrafiche: condòmini, unità immobiliari e fornitori, con codici fiscali e recapiti.
- Tabelle millesimali: tutte le tabelle in uso, non solo quella di proprietà.
- Saldi contabili: il saldo di apertura di ogni condòmino e dei conti alla data di passaggio.
- Storico: rate, incassi, movimenti e documenti degli esercizi precedenti.
Il saldo di apertura è la parte delicata
L'errore più comune non è perdere le anagrafiche, che si esportano facilmente, ma sbagliare i saldi di apertura. Ogni condòmino deve entrare nel nuovo gestionale con la sua posizione esatta: crediti, debiti e morosità pregresse. Un saldo sbagliato si trascina in tutti i riparti successivi.
Scegli il momento giusto
Il momento ideale per migrare è la chiusura di un esercizio: importi i saldi di chiusura come saldi di apertura del nuovo sistema e riparti puliti dall'esercizio nuovo, senza spezzare un anno a metà.
La checklist di migrazione
Un passaggio ordinato segue sempre gli stessi passi:
- 1
Esporta dal vecchio software
Estrai anagrafiche, tabelle e saldi. La maggior parte dei gestionali esporta in CSV o XML; conserva anche i PDF dei rendiconti storici.
- 2
Verifica e pulisci i dati
Controlla codici fiscali, millesimi che sommano a 1.000 e saldi che quadrano. È il momento giusto per correggere errori che ti porti dietro da anni.
- 3
Importa nel nuovo gestionale
Carica i dati e riconcilia i saldi di apertura con l'ultimo rendiconto approvato: i numeri devono combaciare al centesimo.
- 4
Controlla il primo esercizio
Per il primo periodo confronta i riparti con l'atteso, così scopri subito eventuali disallineamenti prima che si propaghino.
Gli errori da evitare
- Migrare a metà esercizio senza un saldo di apertura affidabile.
- Importare solo la tabella di proprietà, dimenticando ascensore, scale e acqua.
- Perdere lo storico documentale: verbali, rendiconti, contratti.
- Non riconciliare i saldi con l'ultimo rendiconto approvato.
Come Nexia gestisce la migrazione
Nexia Home importa i dati dai principali gestionali (Gecosei, Domustudio) e dai formati standard CSV e XML, con il team di onboarding che affianca gratuitamente nel controllo dei saldi di apertura. Lo storico documentale si carica nell'archivio cloud, così non perdi nulla del passato mentre inizi pulito.
Domande frequenti
Quanto tempo serve per cambiare gestionale?
Con i dati in ordine, la migrazione di un condominio richiede in genere poche ore. La parte più lunga non è l'import tecnico, ma la verifica dei saldi di apertura, che va fatta con cura.
Rischio di perdere lo storico dei condòmini?
No, se esporti anche gli esercizi passati. Anagrafiche, movimenti e documenti storici possono essere importati o archiviati nel nuovo sistema: l'importante è pianificarlo prima del passaggio.
Qual è il momento migliore per migrare?
La chiusura di un esercizio. Si importano i saldi di chiusura come apertura del nuovo gestionale e si riparte puliti, senza spezzare un anno contabile a metà.
Devo reinserire tutte le tabelle millesimali?
No se le esporti dal vecchio software. Vanno importate tutte le tabelle in uso (proprietà, scale, ascensore, riscaldamento, acqua), non solo quella generale, altrimenti i riparti risulteranno incompleti.