Il registro di contabilità è il documento su cui l'amministratore annota, in ordine cronologico, ogni entrata e ogni uscita del condominio. Non è un optional né una buona prassi facoltativa: è un obbligo di legge, con regole precise su cosa contiene e quanto tempo l'amministratore ha per aggiornarlo.
Cosa dice la legge
L'art. 1130, comma 1, n. 7 del Codice civile impone all'amministratore di tenere il registro di contabilità, nel quale devono essere annotati in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello dell'effettuazione, i singoli movimenti in entrata e in uscita. L'art. 1130-bis c.c. colloca poi il registro come uno dei tre elementi obbligatori del rendiconto condominiale, insieme al riepilogo finanziario e alla nota sintetica esplicativa.
Il termine dei trenta giorni
Non basta registrare tutti i movimenti prima della chiusura dell'esercizio: la legge impone di annotarli entro trenta giorni da quando avvengono. Un registro compilato solo a fine anno, per quanto corretto nei numeri, non rispetta la lettera della norma.
Cosa contiene il registro
Per ogni movimento il registro riporta la data, la causale (a cosa si riferisce l'entrata o l'uscita), l'importo e, di norma, un riferimento al documento giustificativo (la fattura, la ricevuta, l'estratto conto). L'insieme dei movimenti, in ordine cronologico, permette in ogni momento di calcolare il saldo progressivo della cassa del condominio.
Registro di contabilità, prima nota e rendiconto: le differenze
I tre termini si sovrappongono nel linguaggio comune, ma indicano cose diverse. La prima nota è lo strumento operativo con cui l'amministratore registra ogni movimento nel momento in cui avviene. Il registro di contabilità è la sua trascrizione ordinata e cronologica, che diventa un documento ufficiale. Il rendiconto condominiale, disciplinato dall'art. 1130-bis c.c., è il documento più ampio presentato in assemblea, di cui il registro di contabilità è solo una componente, insieme al riepilogo finanziario e alla nota esplicativa. Il funzionamento completo del rendiconto è approfondito nella guida dedicata.
Il diritto di consultazione dei condòmini
Ogni condòmino ha diritto di prendere visione ed estrarre copia, a proprie spese, dei documenti contabili del condominio, incluso il registro di contabilità e i giustificativi di spesa. È un diritto che discende dalla trasparenza voluta dalla riforma del condominio del 2012 e che, se ben supportato da strumenti digitali, riduce drasticamente le richieste dirette all'amministratore.
Aggiornarlo subito conviene sempre
Tenere il registro aggiornato in tempo reale, movimento per movimento, evita il lavoro di ricostruzione a ridosso della chiusura dell'esercizio e riduce il rischio di errori quando si prepara il rendiconto da presentare in assemblea.
Come si stampa e si consegna
Alla chiusura dell'esercizio, il registro di contabilità viene stampato in forma definitiva e allegato al rendiconto consuntivo presentato all'assemblea. È inoltre uno dei documenti che l'amministratore uscente deve consegnare per intero al subentrante in caso di cambio di gestione, come approfondito nella guida sul passaggio di consegne tra amministratori.
Come Nexia Home tiene il registro di contabilità
In Nexia Home il registro di contabilità si compila da solo, movimento dopo movimento, dalle registrazioni di prima nota e dalle fatture: nessuna trascrizione manuale, nessun rischio di dimenticare un'entrata o un'uscita. È sempre consultabile con saldo progressivo, filtri e ricerca, esportabile in PDF nella sua forma definitiva e visibile ai condòmini nel portale, con il dettaglio della propria posizione.
